In trang nay

Vấn đề tin học hóa và phần mềm quản lý thư viện

Ngày đăng: 24/04/2017

Hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử tác động qua lại lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quy trình, và dữ liệu. Con người theo quy trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện nhằm tạo nên một hệ thống thông tin tự động hóa, trong đó máy tính và cán bộ thư viện hoạt động như là các đối tác, các công việc thủ công mà cán bộ thư viện phải làm được giao cho máy tính.

Tin học hóa thư viện hay hệ thống thông tin của thư viện là một việc làm tất yếu trong việc xây dựng và phát triển thư viện ngày nay.
 
Hệ thống thông tin là tập hợp các phần tử tác động qua lại lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quy trình, và dữ liệu. Con người theo quy trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Tin học hóa hệ thống thông tin của thư viện nhằm tạo nên một hệ thống thông tin tự động hóa, trong đó máy tính và cán bộ thư viện hoạt động như là các đối tác, các công việc thủ công mà cán bộ thư viện phải làm được giao cho máy tính. Để làm được điều này, các quy trình của cán bộ thư viện được chuyển vào các chương trình máy tính. Đối với hệ thống thông tin của thư viện, máy tính đóng vai trò như là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất. Do đó máy tính hoạt động như một người quản lý kho sách đồng thời có thể cung cấp các khả năng xử lý để tạo ra thông tin. Máy tính có thể phục vụ như là một công cụ giao tiếp để thu nhận dữ liệu và thông tin từ những máy tính khác, máy tính có thể trình bày thông tin một cách đa dạng.
  
Nói một cách khác, tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin và phục vụ thông tin điện tử.
  
Phạm vi tin học hóa thư viện bao gồm tất cả các chức năng thư viện tuân theo chuẩn thư tịch và chuẩn kỹ thuật; sử dụng máy tính trong công tác văn phòng và xuất bản điện tử; phục vụ dịch vụ thông tin điện tử , dịch vụ thông tin trực tuyến và Internet. Tin học hóa các chức năng thư viện
Các chức năng thư viện được tin học hóa bao gồm:
  1. Mục lục trực tuyến OPAC (Online Public Access Catalog = Mục lục truy cập công cộng trực tuyến). Phục vụ tra cứu trực tuyến vào thư viện mình và liên thông với thư viện bạn. Ở đây chương trình tin học đòi hỏi phải tuân thủ chuẩn thư tịch của OPAC như là MARC 21, AACR2, Ngôn ngữ Tiêu đề đề mục, vv. và chuẩn kỹ thuật như là giao thức Z39.50, vv. Ngày nay các các hệ thống tin học hóa thư viện sử dụng OPAC thế hệ thứ ba dựa trên web được gọi là WebPAC;
  2. Lưu hành: Phục vụ mượn trả tự động với việc quản lý bằng mã vạch;
  3. Biên mục: Tuân thủ Chuẩn thư tịch hay kiểm soát thư tịch:
    • Phân loại Dewey,
    • Biên mục mô tả theo AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules, 2nd edition),
    • Biên mục đề mục: Sử dụng Ngôn ngữ Tiêu đề đề mục (SHLs = Subject Heading Languages). Dựa vào Sears List of Subject Headings và Library of Congress Subject Headings,
    • MARC 21 (MAchine Readable Cataloguing = Biên mục máy đọc được),
    • Kiểm soát tiêu đề chuẩn: Kiểm soát tính nhất quán của các điểm truy cập chính được gọi là tiêu đề bao gồm: Tiêu đề tác giả, tiêu đề nhan đề và tiêu đề đề mục;
  4. Bổ sung: Phục vụ các công tác bổ sung theo đúng chính sách phát triển sưu tập;
  5. Ần phẩm định kỳ: Bao gồm việc đặt mua, tiếp nhận, theo dõi, vv. , đồng thời xử lý công tác chỉ mục bài tạp chí;
  6. Báo cáo: Xử lý báo cáo, thống kê, vv.
Ngoài ra còn có chức năng quản trị hệ thống nhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt và an toàn dữ liệu, bao gồm việc quản lý việc phân quyền, bảo mật và sao lưu, phục hồi dữ liệu. Một số thư viện còn bao gồm phân hệ quản lý nguồn thông tin điện tử và phân hệ truy hồi từ những kho tin khác và trình bày thông tin dưới dạng thư mục hay toàn văn.
Tin học hóa hệ thống thông tin thư viện đòi hỏi phải thiết kế một mạng cục bộ (LAN) với kiến trúc khách/chủ (client/server). Khác với kiểu kiến trúc phân cấp trong đó mọi công việc xử lý đều được thực hiện và kiểm soát tại máy chủ (mainframe, minifraim); kiểu kiến trúc khách/chủ trong đó khách là máy tính cá nhân (PC) hoặc máy trạm (workstation) và chủ là một máy chủ (server) trong một mạng được nhiều người chia sẻ. Trong một mạng LAN hay WAN, máy khách có thể thực hiện một số chức năng xử lý nhất định khi sử dụng dữ liệu/thông tin từ máy chủ. Mỗi máy khách có thể kết nối với một hay nhiều máy chủ (máy chủ OPAC, máy chủ web). Máy chủ có thể là máy tính cỡ lớn, máy tính tầm trung hay máy vi tính tốc độ cao.
Ngoài ra mạng cục bộ thư viện ngày nay với kiến trúc khách/chủ sử dụng giao thức TCP/IP và Z39.50, có nghĩa rằng đây phải là một mạng Intranet/Internet - Mạng cục bộ (LAN) sử dụng cùng công nghệ kết nối giống Internet có chứa máy chủ web và cung cấp thông tin và dịch vụ trực tuyến khác trong một thư viện trên cơ sở web. Do đó web trở thành công cụ làm việc hàng ngày của người cán bộ thư viện và quản lý thông tin để trình bày thông tin, tổ chức thư viện điện tử trên mạng và xuất bản điện tử. Web trở thành một kỹ năng vô cùng quan trọng của người cán bộ thư viện ngày nay.
?
Một mạng Intranet thư viện cần phải có một hệ điều hành mạng. Window 2000 và Window NT là những hệ điều hành thông dụng. Tuy nhiên hiện nay có khuynh hướng sử dụng Linux vì những lý do sau:
  • Tính ổn định: Ít bị đổ vỡ so với các hệ điều hành khác trên PC;
  • Tính hoàn chỉnh: Vì nó xuất thân từ UNIX. Cho phép phần cứng quản lý nhiều người dùng CPU cùng một lúc;
  • Tính tương thích: Tương thích với SCO UNIX. Có bộ giả lập DOS, Windows. Hỗ trợ hầu hết các phần cứng PC. Linux là một hệ điều hành 32-bit đầy đủ;
  • Dễ cấu hình: Linux cho ta toàn quyền điều khiển về cách làm việc của hệ thống. Linux làm việc với nhiều loại máy: Linux không đòi hỏi cấu hình máy mạnh, chỉ cần một máy 386 (SX hoặc DX), 2MB bộ nhớ, và 10-20MB không gian đĩa để bắt đầu.